Wielozadaniowość od lat uchodzi za pożądaną cechę pracownika. W ogłoszeniach o pracę pojawia się niemal automatycznie – obok „komunikatywności” czy „dyspozycyjności” – jako coś, co ma świadczyć o wysokiej efektywności kandydata. Tymczasem badania naukowe pokazują zupełnie inny obraz multitaskingu, niż ten funkcjonujący w powszechnym przekonaniu.
Iluzja produktywności
Multitasking sprawia wrażenie wysokiej aktywności – pracownik jednocześnie odpowiada na maile, uczestniczy w spotkaniu i przygotowuje dokumenty. W praktyce jednak ludzki mózg rzadko wykonuje kilka złożonych zadań naprawdę równolegle. Zamiast tego nieustannie przełącza uwagę między nimi, a każde takie przełączenie generuje dodatkowy koszt poznawczy.
Efekt? Wskutek robienia kilku rzeczy jednocześnie produktywność może spadać nawet o 40%. Multitasking w pracy wywołuje dekoncentrację, co skutkuje brakiem uważności i niedostrzeganiem istotnych detali.
Więcej błędów, więcej stresu
Badania przeprowadzone w paryskim Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) pokazały, że dzieląc uwagę między dwa równoczesne cele, można popełniać nawet trzykrotnie więcej błędów. To nie tylko drobne pomyłki – w praktyce biznesowej mogą to być pominięte zera w arkuszu kalkulacyjnym, niezałączony dokument do maila czy błędnie zinterpretowane polecenie klienta.
Naukowcy z Uniwersytetu Stanforda poszli o krok dalej – wykazali, że osoby regularnie pracujące w trybie multitaskingu mają większe trudności z koncentracją i filtrowaniem nieistotnych informacji. Co więcej, długotrwałe funkcjonowanie w tym trybie prowadzi do stopniowego obniżania wydajności, zamiast oczekiwanego rozwoju umiejętności radzenia sobie z większą liczbą zadań.
Skutki dla pracownika i dla firmy
Multitasking niesie ze sobą konkretne ryzyka – zarówno dla samego pracownika, jak i dla organizacji, w której pracuje.
Dla pracownika oznacza to zwykle:
- zmniejszoną efektywność,
- zwiększone ryzyko błędów,
- przeciążenie psychiczne i podwyższony poziom stresu.
Dla pracodawcy i zespołu konsekwencje bywają równie kosztowne – obniżona jakość pracy, trudności w zarządzaniu zespołem oraz spadek motywacji wśród pracowników, którzy funkcjonują w ciągłym rozproszeniu.
Monotasking jako alternatywa
Coraz więcej ekspertów wskazuje, że skuteczniejszym podejściem od wielozadaniowości jest monotasking – czyli skupienie się na jednym zadaniu, doprowadzenie go do końca i dopiero wtedy przejście do kolejnego.
Takie podejście ma dodatkową zaletę – sprzyja lepszej komunikacji i synchronizacji działań w zespole. Pracownicy, którzy nie są rozpraszani wykonywaniem wielu zadań naraz, mogą efektywniej współpracować z innymi, co przekłada się na lepsze wyniki grupowe. Dla menedżerów oznacza to z kolei łatwiejsze śledzenie postępów i skuteczniejsze wspieranie zespołu.
Co zamiast multitaskingu?
Zamiast premiować w rekrutacji i codziennej pracy umiejętność „robienia wszystkiego naraz”, warto postawić na inne kompetencje:
- sumienność,
- spostrzegawczość,
- dokładność,
- umiejętność ustalania priorytetów.
Pomocne bywają też proste techniki organizacyjne – sporządzanie list zadań, delegowanie obowiązków w zespole oraz świadome planowanie czasu pracy wokół jednego, kluczowego zadania na raz.
Podsumowanie
Multitasking, choć wciąż powszechnie postrzegany jako pożądana umiejętność, w świetle badań naukowych okazuje się mitem, który kosztuje firmy i pracowników więcej, niż mogłoby się wydawać. Warto przemyśleć podejście do organizacji pracy – zarówno na poziomie indywidualnym, jak i całych zespołów – i dać sobie (oraz swoim pracownikom) przestrzeń na pracę nad jedną rzeczą na raz.