2.1. Filary ochrony danych osobowych w Spółce

1. Legalność − Spółka dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.
2. Bezpieczeństwo − Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale działania w tym zakresie.
3. Prawa Jednostki – Spółka umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.
4. Rozliczalność − Spółka dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.

2.2. Zasady ochrony danych

Spółka przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:

• w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
• rzetelnie i uczciwie (rzetelność);
• w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
• w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);
• nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
• z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
• nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
• zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).

Zasada zgodności z prawem stanowi nadrzędną zasadę procesu przetwarzania danych. W celu jej zachowania sprawowany jest nadzór, aby spełniony był co najmniej jeden z poniższych warunków:

• osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Jeżeli przetwarzanie w celu innym niż cel, w którym dane osobowe zostały zebrane, nie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, administrator – aby ustalić, czy przetwarzanie w innym celu jest zgodne z celem, w którym dane osobowe zostały pierwotnie zebrane – bierze pod uwagę między innymi:

• wszelkie związki między celami, w których zebrano dane osobowe, a celami zamierzonego dalszego przetwarzania;
• kontekst, w którym zebrano dane osobowe, w szczególności relację między osobami, których dane dotyczą, a administratorem;
• charakter danych osobowych, w szczególności czy przetwarzane są szczególne kategorie danych osobowych lub dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa;
• ewentualne konsekwencje zamierzonego dalszego przetwarzania dla osób, których dane dotyczą;
• istnienie odpowiednich zabezpieczeń, w tym ewentualnie szyfrowania lub pseudonimizacji.

2.3. System ochrony danych

System ochrony danych osobowych w Spółce składa się z następujących elementów:

1. Inwentaryzacja danych. Spółka dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Spółce, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:
   1. przypadków przetwarzania danych specjalnych i danych „kryminalnych” (dane wrażliwe);
   2. przypadków przetwarzania danych osób, których Spółka nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane / UFO);
   3. przypadków przetwarzania danych dzieci;
   4. profilowania;
   5. współadministrowania danymi.
2. Rejestr. Spółka opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych w Spółce (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Spółce.
3. Podstawy prawne. Spółka zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:
   1. utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
   2. inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Spółka przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki.
4. Obsługa praw jednostki. Spółka spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
   1. Obowiązki informacyjne. Spółka przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków.
   2. Możliwość wykonania żądań. Spółka weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających.
   3. Obsługa żądań. Spółka zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane.
   4. Zawiadamianie o naruszeniach. Spółka stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.
5. Minimalizacja. Spółka posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), a w tym:
   1. zasady zarządzania adekwatnością danych;
   2. zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
   3. zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności;
6. Bezpieczeństwo. Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
   1. przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
   2. przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
   3. dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
   4. posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;
   5. stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych − zarządza incydentami.
7. Przetwarzający. Spółka posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Spółki, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.
8. Eksport danych. Spółka dokonuje weryfikacji, czy nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
9. Privacy by design. Spółka zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Spółce uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.
10. Przetwarzanie transgraniczne. Spółka posiada zasady weryfikacji, kiedy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego oraz zasady ustalania wiodącego organu nadzorczego i głównej jednostki organizacyjnej w rozumieniu RODO.

2.4. Inwentaryzacja

Dane wrażliwe

Spółka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane wrażliwe (dane specjalne i dane karne) oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych wrażliwych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych wrażliwych, Spółka postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

Dane niezidentyfikowane

Spółka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.

Profilowanie

Spółka identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych i utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji, Spółka postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

Współadministrowanie

Spółka identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.

2.5. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych

RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.

Spółka prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.

Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Spółce rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.

W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Spółka uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, Spółka odnotowuje co najmniej:

• nazwę czynności,
• cel przetwarzania,
• opis kategorii osób,
• opis kategorii danych,
• podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Spółki, jeśli podstawą jest uzasadniony interes,
• sposób zbierania danych,
• opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających),
• informację o przekazaniu poza EU/EOG; ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.

Wzór Rejestru stanowi Załącznik do Polityki – „Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych”. Wzór Rejestru zawiera także kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych Spółka rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej.

7.1. Minimalizacja zakresu

Spółka zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.

Spółka dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.

Spółka przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).

7.2. Minimalizacja dostępu

Spółka stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).

Spółka stosuje kontrolę dostępu fizycznego.

Spółka dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających.

Spółka dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.

Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w procedurach bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji Spółki, opisane w instrukcji zarządzania systemami informatycznymi.

7.3. Minimalizacja czasu

Spółka wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w Spółce, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze.

Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów Spółki, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Spółkę. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.

8.1. Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa

Spółka przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych.

W tym celu:

• Spółka zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.
• Spółka kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają.
• Spółka przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Spółka analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
• Spółka ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym Spółka ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście jak:
  • pseudonimizacja,
  • szyfrowanie danych osobowych,
  • inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
  • przeszkolenie użytkowników w zakresie bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych,
  • przypisanie użytkownikom określonych atrybutów pozwalających na ich identyfikację (hasła, identyfikatory), zapewniających im dostęp do różnych poziomów baz danych osobowych – stosownie do indywidualnego zakresu upoważnienia, co ma na celu zapewnienia, że nie wystąpią sytuacje polegające na zniszczeniu lub zmianie danych w wyniku procesu przetwarzania w sposób nieautoryzowany.
  • podejmowanie niezbędnych działań w celu likwidacji słabych ogniw w systemie zabezpieczeń,
  • okresowe sprawdzanie przestrzegania przez użytkowników wdrożonych metod postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych,
  • środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego, opracowanie procedur odtwarzania systemu w przypadku wystąpienia awarii,
  • wdrożenie procedur określających postępowanie osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych oraz ich odpowiedzialność za bezpieczeństwo tych danych,
  • śledzenie osiągnięć w dziedzinie bezpieczeństwa systemów informatycznych i w miarę możliwości organizacyjnych i techniczno-finansowych – wdrażanie nowych narzędzi i metod pracy oraz sposobów zarządzania systemami informatycznymi, które będą służyły wzmocnieniu bezpieczeństwa danych osobowych.

8.2. Oceny skutków dla ochrony danych

Spółka dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie.

8.3. Środki bezpieczeństwa

Spółka stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.

Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Spółce.

Każdy nowo zatrudniany pracownik – przed dopuszczeniem do dostępu do danych osobowych – podlega przeszkoleniu w zakresie przepisów o ochronie danych osobowych oraz wynikających z nich zadań oraz obowiązków.

Wszyscy użytkownicy podlegają okresowym szkoleniom, stosownie do potrzeb wynikających ze zmian w systemie informatycznym (wymiana sprzętu na nowszej generacji, zmiana oprogramowania) oraz w związku ze zmianą przepisów o ochronie danych osobowych lub zmian wewnętrznych regulacji.

Do podstawowych zabezpieczeń przed naruszeniem ochrony danych osobowych stosowanych w Jednostce należą:

1. ochrona obiektu,
2. wydzielanie pomieszczeń,
3. wyposażenie pomieszczeń w specjalne szafy,
4. zabezpieczenie wejść do pomieszczeń odpowiednimi zamkami.

Stosuje się systemy informatyczne zapewniające możliwość prześledzenia ciągu następujących po sobie operacji – tzw. „ślad rewizyjny”. Stosowane są różnorodne formy zabezpieczeń, takie jak:

1. testy penetracyjne – polegające na kontrolowanych próbach włamywania się do sieci,
2. plany i procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych,
3. mechanizmy kontroli dostępu do systemów,
4. oprogramowanie antywirusowe,
5. szyfrowanie w celu uzyskania poufności,
6. podpisy cyfrowe,
7. sieciowe zapory ogniowe (firewall),
8. narzędzia monitoringu i analizy sieci,
9. zasilanie rezerwowe,
10. kopie zapasowe.

Stosowana technologia informacji w systemach komputerowych zapewnia, że nie ma możliwości wystąpienia poniższych sytuacji w zakresie dotyczącym przetwarzania danych osobowych:

• dostępu do wspólnej bazy danych wielu użytkowników,
• wprowadzania nieautoryzowanych zmian danych w plikach,
• dokonywania nieautoryzowanych zmian w systemach lub programach,
• wprowadzania zbędnych zmian w systemach lub programach,
• dokonywania nieodpowiednich ręcznych interwencji,
• potencjalną utratę danych lub brak możliwości wymaganego dostępu do danych.

Miejsce przechowywania informacji w Jednostce jest należycie zabezpieczone poprzez:

1. kontrolowany i rejestrowany dostęp do centrum komputerowego,
2. ograniczenie dostępu fizycznego do urządzeń IT tylko do upoważnionego personelu,
3. fizyczne zabezpieczenia pomieszczeń, w których następuje przetwarzanie lub przechowywanie informacji takie jak: systemy alarmowe,
4. centrum komputerowe jest zlokalizowane z dala od miejsc narażonych na zalanie lub powódź.
5. w razie awarii, utraty lub zniszczenia sprzętu operacyjnego (programów lub danych) zapewniony będzie ciągły dostęp do systemów.

Kierownictwo Jednostki zapewnia, że zachowany jest rozdział funkcji pomiędzy użytkownikami a tymi, którzy tworzą lub modyfikują programy użytkowe oraz odpowiadają za przetwarzanie i dystrybucję danych osobowych.

W celu ograniczenia dostępu osób postronnych do pomieszczeń, w których zlokalizowano przetwarzanie danych osobowych, zapewniono:

1. drzwi wejściowe są zabezpieczone tak, aby otwarcie z zewnątrz mogło nastąpić wyłącznie przez uprawnione osoby,
2. wydawanie kluczy do pomieszczeń podlega rejestracji, z jednoczesnym poświadczeniem przez osobę odbierającą, faktu otrzymania kluczy o oznaczonym numerze,
3. pomieszczenia, w których znajdują się serwery są wyposażone w sprawne systemy klimatyzacji, ochrony przeciwpożarowej i przeciwwłamaniowej.

Stały dostęp do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, mają tylko użytkownicy oraz Informatyk. Dostęp do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe innych osób jest możliwy wyłącznie w obecności, co najmniej jednego użytkownika lub za zgodą Administratora Danych. Przebywanie użytkownika po godzinach pracy w pomieszczeniach, w których przetwarzane są dane osobowe jest dopuszczalne jedynie za zgodą kierownika komórki organizacyjnej. W trakcie prac technicznych wykonywanych przez osoby trzecie w pomieszczeniach, przetwarzanie danych jest zabronione.

Klucze do pomieszczeń wydawane są wyłącznie osobom do tego uprawnionym. Klucze zapasowe do pomieszczeń, przechowywane są w specjalnej szafie i mogą być wydawane w sytuacjach awaryjnych. Klucze zapasowe do szaf, w których przechowywane są kartoteki powinny być umieszczone w specjalnej szafie i mogą być wydawane w sytuacjach awaryjnych. Każdorazowe zdanie i pobranie kluczy zapasowych podlega wpisowi do rejestru, w rejestrze odnotowuje się datę, godzinę i nazwisko osoby zdającej lub pobierającej klucze oraz potwierdza jej podpisem.

W celu zwiększenia efektywności ochrony danych osobowych dokonano połączenia różnych zabezpieczeń w sposób umożliwiający stworzenie kilku warstw ochronnych. Ochrona danych osobowych jest realizowana zatem poprzez: zabezpieczenia fizyczne, procedury organizacyjne, oprogramowanie systemowe, aplikacje oraz przez użytkowników.

8.4. Zgłaszanie naruszeń

Przed przystąpieniem do pracy użytkownik obowiązany jest dokonać sprawdzenia stanu urządzeń komputerowych oraz oględzin swojego stanowiska pracy, w tym zwrócić szczególną uwagę, czy nie zaszły okoliczności wskazujące na naruszenie lub próby naruszenia ochrony danych osobowych. W przypadku stwierdzenia naruszenia lub zaistnienia okoliczności wskazujących na naruszenia ochrony danych osobowych (gromadzonych w systemach informatycznych, jak i w kartotekach), użytkownik:

1. powstrzymuje się od rozpoczęcia lub kontynuowania pracy, jak również od podejmowania jakichkolwiek czynności, mogących spowodować zatarcie śladów naruszenia bądź innych dowodów,
2. zabezpiecza elementy systemu informatycznego lub kartotek, przede wszystkim poprzez uniemożliwienie dostępu do nich osób nieupoważnionych,
3. podejmuje, stosownie do zaistniałej sytuacji, wszelkie niezbędne działania celem zapobieżenia dalszym zagrożeniom, które mogą skutkować utratą danych osobowych.

Spółka stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.